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Privacy Policy

Hogg Robinson

Informativa sulla privacy

PANORAMICA

Hogg Robinson Italia S.p.A. (con nome commerciale di HRG Italia), Via Giotto 1, Cormano (MI) (nel prosieguo “HRG“, “noi“, “ci” e “nostro/i/a/e“) prende molto seriamente le proprie responsabilità in materia di protezione dei dati e di privacy. Nella presente informativa sulla privacy sono descritte le modalità con cui raccogliamo, utilizziamo e divulghiamo i dati personali nel corso delle nostre attività commerciali.

Sono incluse le seguenti informazioni:

  • Tipologie di dati personali che raccogliamo nonché quando e con quali finalità li utilizziamo
  • Modalità di divulgazione dei dati personali all’interno di HRG e ai nostri fornitori di servizi, alle autorità di regolamentazione e altre terze parti
  • Ulteriori informazioni sui cookie
  • Trasferimento dei dati personali a livello internazionale
  • Modalità di protezione e archiviazione dei dati personali
  • Diritti in materia di privacy
  • Modalità per la richiesta di ulteriori informazioni

Siamo fermamente impegnati a proteggere e a rispettare la vostra privacy. Deteniamo, trattiamo e trasferiamo i dati personali che raccogliamo su di voi e che vi identificano personalmente esclusivamente ai sensi delle normative vigenti, della presente informativa sulla privacy e dei termini definiti nel punto o nei punti in cui i dati personali vengono raccolti (“Termini di Raccolta“). In caso di discordanza tra i Termini di Raccolta e la presente informativa sulla privacy, si applicheranno i Termini di Raccolta.

La presente informativa sulla privacy si applica in relazione ai dati che raccogliamo e trattiamo in tutti i siti Web su cui è riportata. Non si applica alla raccolta e al trattamento dei dati personali in relazione a qualsiasi servizio di viaggio che HRG offre a voi o alle aziende per cui lavorate; i diritti e gli obblighi di HRG in tali circostanze sono invece definiti nel contratto o nei contratti stipulati per la fornitura di tali servizi e/o nelle informative sulla privacy fornite separatamente.

Ulteriori informazioni su HRG, incluse le ubicazioni geografiche, sono reperibili sul sito Web www.hrgworldwide.com oppure contattandoci utilizzando le informazioni riportate nella sezione “Contattaci”.

Modifiche all’informativa sulla privacy

Ci riserviamo il diritto di apportare occasionali modifiche alla presente informativa sulla privacy per aggiornarla ai requisiti normativi e alle modalità operative della nostra azienda. Pubblicheremo l’informativa sulla privacy aggiornata sul sito in modo da informarvi costantemente su quali informazioni raccogliamo, come le utilizziamo e in quali circostanze le divulghiamo. Vi invitiamo a visionare periodicamente la versione più aggiornata dell’informativa sulle pagine pertinenti.

Sul nostro sito Web possono essere riportati link esterni a siti Web di terze parti. La presente informativa sulla privacy non si applica al vostro utilizzo di tali siti terzi.

TIPOLOGIE DI DATI PERSONALI CHE RACCOGLIAMO NONCHÉ QUANDO E CON QUALI FINALITÀ LI UTILIZZIAMO

Quando raccogliamo i dati personali

Nella presente informativa sulla privacy vengono descritti i vostri dati personali che raccogliamo quando:

  • utilizzate il nostro sito Web;
  • ci contattate utilizzando le informazioni riportate nella sezione “Contattaci” o compilando qualsiasi richiesta o modulo sul sito.

Dati personali che raccogliamo e utilizziamo quando utilizzate i nostri siti Web o servizi online

Possiamo raccogliere varie tipologie di dati personali su di voi. Sono inclusi:

  • i dati che ci fornite utilizzando il modulo “Contattaci” o compilando qualsiasi richiesta o altro modulo sul sito (ad esempio nome, indirizzo e-mail e numero di telefono);
  • i dati relativi alla corrispondenza intercorsa nel caso ci abbiate contattati.

Siete tenuti a fornire sempre dati personali accurati e accettate di aggiornarli come necessario con le modalità di seguito specificate. Accettate inoltre il fatto che, in assenza di aggiornamento, possiamo presumere che i dati personali fornitici siano corretti.

Modalità di utilizzo dei dati personali

Utilizziamo i dati personali fornitici per contattarvi e fornirvi le informazioni o i servizi da voi richiesti ed evadere eventuali questioni derivanti da tale contatto e/o consentire a un membro di una società di Hogg Robinson Group e/o di un partner del network HRG di contattarvi e fornirvi le informazioni o i servizi da voi richiesti ed evadere qualsiasi questione derivante da tale contatto.

Base giuridica per l’utilizzo dei dati personali

Raccoglieremo, utilizzeremo e divulgheremo i dati personali esclusivamente laddove siamo certi di disporre di una base giuridica idonea per farlo. La base giuridica può essere costituita da quanto segue:

  • utilizziamo i vostri dati personali per il nostro legittimo interesse in quanto organizzazione commerciale (ad esempio per comunicare con voi ove necessario in relazione ai nostri servizi e per apportare miglioramenti ai nostri siti Web e servizi); in tali casi tratteremo sempre i dati personali in maniera proporzionata e nel rispetto dei vostri diritti in materia di privacy e voi avrete il diritto di opporvi al trattamento come descritto nella sezione “Diritti in materia di privacy” riportata di seguito; e/o
  • utilizziamo i dati personali per attenerci a un obbligo normativo o regolamentare pertinente cui siamo soggetti, ad esempio per soddisfare gli obblighi di informazione di autorità fiscali, giurisdizionali e/o regolamentari.

Per ulteriori informazioni sulla base giuridica del trattamento dei vostri dati personali, contattateci utilizzando le informazioni riportate nella sezione “Contattaci”.

DIVULGAZIONE DEI DATI PERSONALI ALL’INTERNO DI HRG E A TERZE PARTI

Divulghiamo i vostri dati personali nelle modalità e con le finalità di seguito riportate:

  • ai membri delle società di Hogg Robinson Group e/o a partner del network HRG per le finalità descritte sopra e come altrimenti necessario per fornirvi i servizi o gestire le nostre attività;
  • a terze parti che gestiscono le nostre attività e forniscono servizi. Sono inclusi i fornitori di servizi di archiviazione dei dati di cui ci avvaliamo per il funzionamento del sito e/o la fornitura di qualsivoglia servizio offerto tramite lo stesso (fatto salvo quanto diversamente indicato nel sito stesso, tali fornitori non hanno accesso diretto ai dati personali);
  • nei casi in cui siamo tenuti a ciò, alle autorità di regolamentazione ai sensi delle leggi, dei regolamenti e delle norme vigenti e su richiesta di autorità giurisdizionali, regolamentari e pubbliche;
  • a qualsiasi futuro acquirente di tutti o parte dei nostri asset ovvero, laddove applicabile, degli asset di tutto o parte delle aziende di Hogg Robinson Group; e
  • nell’improbabile caso in cui ritenessimo in buona fede di essere tenuti a farlo al fine di proteggere i nostri diritti/beni o quelli dei nostri clienti e/o dei loro dipendenti.

MARKETING DIRETTO E UTILIZZO DEI COOKIE

In questo sito web mettiamo a disposizione un semplice sistema per scegliere se desiderate ricevere da HRG materiale di marketing che ritenete importante e interessante. Se acconsentite a ricevere materiale di marketing da parte di HRG, potrete scegliere come desiderate riceverlo, per esempio tramite e-mail, testo, posta, ecc.

HRG limita le attività di marketing diretto a un livello adeguato ed equilibrato. Ci assicuriamo che possiate sempre mantenere il controllo delle vostre preferenze.  Ogni comunicazione di marketing tramite email o testo consentirà in pochi semplici passaggi la disiscrizione e la cancellazione dei dati.  In alternativa, potrete contattarci utilizzando le informazioni nella sezione ‘Contattaci’ per cancellarvi da qualsiasi forma di marketing inclusi telefono, posta, ecc.

Per informazioni sull’utilizzo dei cookie sul sito, cfr. l’Informativa sui cookie.

TRASFERIMENTO DEI DATI PERSONALI A LIVELLO INTERNAZIONALE

HRG opera su base globale. Di conseguenza, i dati personali possono essere trasferiti e archiviati in Paesi che non fanno parte dell’Unione Europea e in cui vigono standard di protezione dei dati diversi. HRG adotterà le misure idonee per garantire che qualsivoglia trasferimento dei dati personali sia conforme alla normativa vigente, sia attentamente gestito in modo da proteggere i vostri diritti e interessi in materia di privacy e sia limitato ai Paesi in cui vige notoriamente un livello adeguato di protezione legale, ovvero laddove siamo convinti che siano in essere disposizioni alternative per la protezione dei vostri diritti in materia di privacy. A tal fine, convalideremo attentamente eventuali richieste di informazioni da parte di autorità giurisdizionali o regolamentari prima di procedere alla divulgazione di qualsiasi dato personale.

Detenete il diritto a mettervi in contatto con noi per richiedere ulteriori informazioni sulle misure di salvaguardia adottate (inclusa una copia degli impegni contrattuali del caso) per garantire la protezione adeguata dei dati personali trasferiti come sopra indicato.

MODALITÀ DI PROTEZIONE E ARCHIVIAZIONE DEI DATI PERSONALI

Sicurezza

Abbiamo implementato e curiamo costantemente misure, policy e procedure appropriate per la sicurezza tecnica e organizzativa, sviluppate appositamente per ridurre il rischio di distruzione o perdita accidentale ovvero divulgazione o accesso non autorizzato a tali dati e idonee alla natura dei dati in questione. Le misure che adottiamo includono il vincolo alla riservatezza in capo al nostro personale e ai nostri fornitori di servizi, la distruzione o l’anonimizzazione permanente dei dati personali qualora non siano più necessari per le finalità per le quali sono stati raccolti e l’adozione di misure idonee per la sicurezza di reti e sistemi.

Archiviazione dei dati personali

Archiviamo i dati personali per il periodo ragionevolmente necessario per le finalità per le quali sono stati raccolti, come riportate nella presente informativa. In taluni casi possiamo archiviare i dati personali per periodi più lunghi, ad esempio quando siamo tenuti a ciò per obblighi legali, regolamentari, fiscali e contabili.

In casi specifici possiamo detenere i dati personali per periodi più lunghi, in modo da conservare una registrazione accurata delle transazioni con voi nel caso di reclami o contestazioni, ovvero qualora ritenessimo ragionevolmente possibile una controversia futura in relazione ai vostri dati personali, ovvero alle transazioni con voi.

DIRITTI IN MATERIA DI PRIVACY

Fatte salve determinate eccezioni, e in alcuni casi in base alle attività di trattamento che eseguiamo, potreste detenere determinati diritti in relazione ai vostri dati personali.

Prima di divulgarvi i dati personali richiesti, possiamo richiedervi informazioni aggiuntive a conferma della vostra identità e per finalità di sicurezza. Ci riserviamo il diritto di applicare una commissione laddove consentito dalle norme vigenti, ad esempio qualora la richiesta sia manifestamente infondata o eccessiva.

Potete far valere i vostri diritti contattandoci tramite le informazioni riportate nella sezione “Contattaci”. Fatte salve eventuali considerazioni di natura legale e di ammissibilità, compiremo ogni ragionevole sforzo per evadere la richiesta in maniera tempestiva o per informarvi in caso siano necessarie ulteriori informazioni per evaderla.

Potremmo non essere sempre in grado di rispondere esaustivamente alla vostra richiesta, ad esempio nel caso in cui questa contrasti con un eventuale obbligo alla riservatezza cui siamo tenuti nei confronti di terzi, oppure se possiamo legalmente trattare la richiesta in modo diverso.

Diritto di accesso ai dati personali

Detenete il diritto a richiederci una copia dei vostri dati personali in nostro possesso nonché di essere informati relativamente a: (a) l’origine dei dati personali; (b) le finalità, la base giuridica e i metodi di trattamento; (c) l’identità del titolare del trattamento dei dati; e (d) le entità o le categorie di entità a cui i dati personali possono essere trasferiti.

Diritto di rettifica e di cancellazione dei dati personali

Detenete il diritto di richiederci la rettifica dei vostri dati personali inesatti. Potreste voler verificare l’esattezza dei dati personali prima della rettifica.

Potete inoltre richiederci di cancellare i dati personali in circostanze limitate laddove:

  • non siano più necessari per le finalità per le quali sono stati raccolti; ovvero
  • avete revocato il consenso (se il trattamento dei dati personali era basato sul consenso); ovvero
  • in conseguenza del diritto di opposizione esercitato correttamente (cfr. “Diritto di opposizione al trattamento dei dati personali” più avanti); ovvero
  • i dati sono stati trattati in maniera illecita; ovvero
  • ai sensi di un obbligo legale in capo a HRG.

Non siamo tenuti ad aderire alla richiesta di cancellazione dei dati personali qualora il trattamento dei dati personali stessi sia necessario:

  • ai sensi di un obbligo legale; ovvero
  • per stabilire, esercitare o difendere diritti legali.

Diritto di limitazione del trattamento dei dati personali

Potete richiederci di limitare il trattamento dei dati personali, ma soltanto se:

  • viene contestata l’esattezza dei dati, per consentirci di verificarla; ovvero
  • il trattamento è illecito ma non desiderate che i dati personali vengano cancellati; ovvero
  • i dati personali non sono più necessari per le finalità per le quali sono stati raccolti ma sono necessari per stabilire, esercitare o difendere eventuali nostri diritti; ovvero
  • avete esercitato il diritto di opposizione e la verifica dei motivi preponderanti è in corso.

Possiamo continuare a utilizzare i vostri dati personali in seguito a una richiesta di limitazione del trattamento:

  • dietro il vostro consenso; ovvero
  • per stabilire, esercitare o difendere eventuali diritti; ovvero
  • per proteggere i diritti di una persona fisica o giuridica terza.

Diritto di opposizione al trattamento dei dati personali

Potete opporvi a qualsiasi trattamento dei vostri dati personali che abbia come base giuridica i nostri interessi legittimi ove riteniate che i vostri diritti e le vostre libertà fondamentali siano preponderanti rispetto ai nostri interessi legittimi.

In caso di opposizione, abbiamo la possibilità di dimostrare che i nostri efficaci interessi legittimi prevalgono sui vostri diritti e sulle vostre libertà.

Diritto a ricevere una copia delle garanzie a tutela dei dati personali utilizzate nei trasferimenti degli stessi al di fuori della vostra giurisdizione

Potete richiederci una copia ovvero il riferimento alle garanzie cui sono soggetti i dati personali ove trasferiti al di fuori dell’Unione Europea.

Possiamo stipulare accordi per il trasferimento dei dati che proteggano i termini commerciali.

Diritto di reclamo presso l’autorità di controllo per la protezione dei dati locale

Detenete il diritto di sporgere un reclamo all’Autorità nazionale per la protezione dei dati in caso di dubbi sulle nostre modalità di trattamento dei dati personali.

Sebbene abbiate in qualsiasi momento il diritto di rivolgervi all’autorità garante italiana, vi chiediamo di tentare di risolvere qualsiasi questione rivolgendovi innanzitutto a noi.

 

CONTATTI

Per qualsiasi domanda, dubbio o reclamo relativo alla conformità alla presente informativa e alle normative in materia di protezione dei dati personali, oppure se desiderate esercitare i vostri diritti, vi invitiamo innanzitutto a contattarci utilizzando il modulo “Contattaci” presente sul sito. Provvederemo a indagare per cercare di rispondere ai reclami e risolvere eventuali controversie e compiremo ogni ragionevole sforzo per evadere la vostra richiesta di esercizio di un diritto il più tempestivamente possibile e in ogni caso conformemente alle scadenze fissate dalle norme vigenti in materia di protezione dei dati.

Contatti dell’autorità di vigilanza per la protezione dei dati personali

In qualsiasi momento è vostro diritto sporgere un reclamo presso l’Autorità Garante per la protezione dei dati  locale (ovvero del luogo di residenza abituale, del luogo di lavoro o del luogo di presunta violazione). Vi chiediamo tuttavia di cercare di risolvere qualsivoglia questione rivolgendovi innanzitutto direttamente a noi.